1. NOTRE ENGAGEMENT EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
La présente politique de protection de la vie privée des employé.e.s et de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques des Résidences Quatre Saisons (« les Résidences ») relativement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la conservation, à la suppression et à la protection des renseignements personnels, ainsi que les droits que vous pourriez avoir à l’égard de vos renseignements personnels. Le terme renseignements personnels désigne « les renseignements concernant une personne identifiable » qui, seuls ou en combinaison avec d’autres renseignements, pourraient être utilisés pour identifier une personne.
2. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PEUVENT ÊTRE RECUEILLIS?
Les Résidences Quatre Saisons limitent la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire. Les Résidences peuvent recueillir, utiliser et divulguer différents types de renseignements personnels, regroupés comme suit :
- les « données de contact » comme l’adresse de facturation, l’adresse courriel et les numéros de téléphone ;
- les « données financières » telles que les détails du compte bancaire;
- les « données d’identité » comme votre nom, votre état civil, votre date de naissance, votre genre;
- les « renseignements personnels sur la santé » regroupent les antécédents médicaux, les programmes, services et fournisseurs de soins de santé, les mandataires, le numéro de carte d’assurance-maladie et autres numéros d’identification personnels;
- les « données de recrutement » réfèrent aux renseignements compris dans les cv et les demandes d’emploi, comme l’expérience professionnelle, l’éducation, etc.;
- les « données de sécurité » comprenant les enregistrements d’identité et de coordonnées, y compris les images de vidéosurveillance recueillies dans les propriétés des Résidences;
- les « données d’opérations » comprennent des détails sur les paiements effectués en regard des services fournis.
3. COMMENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS RECUEILLIS?
Nous utilisons différentes méthodes pour recueillir des renseignements personnels, notamment :
- Par voie directe. Vous pouvez fournir des renseignements personnels, par courriel, par téléphone ou de toute autre manière directe. À I’occasion, nous pouvons recevoir des renseignements personnels de votre famille, de votre représentant légal, vos fournisseurs médicaux actuels ou antérieurs ou d’organismes publics.
- Renseignements recueillis par le site Web. Lorsque vous visitez le site Web, nous pouvons utiliser des témoins (cookies) pour recueillir des renseignements sur votre navigateur ou appareil. Ils peuvent inclure l’adresse IP de votre appareil, le navigateur utilisé pour accéder à nos sites Web, l’adresse de votre appareil mobile et les mots-clés recherchés.
- Médias sociaux. Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels si vous interagissez avec nous par le biais de notre page Facebook, par exemple le contenu que vous téléchargez sur nos pages (y compris des photos ou des vidéos).
- Demandes d’emploi. Nous pouvons recueillir les renseignements que vous avez inclus dans votre cv lorsque vous soumettez une demande d’emploi au sein des Résidences.
4. DANS QUEL BUT LES RENSEIGNEMENTS SONT-ILS UTILISÉS?
Les Résidences utilisent les renseignements personnels recueillis afin de fournir des services résidentiels et de soins de santé, d’améliorer et de développer ses services, de prendre des décisions d’embauche et de se conformer à ses obligations légales, notamment pour :
- évaluer une demande et déterminer l’admissibilité à vivre dans une résidence;
- gérer une location et exécuter une convention de résidence;
- organiser des services ou des raccordements aux services publics;
- fournir aux personnes des soins de santé et d’autres services connexes;
- communiquer avec d’autres fournisseurs de services et mandataires;
- prendre des décisions sur les types de services requis par les résidents;
- surveiller la prestation des services et évaluer la réaction aux services fournis;
- demander le paiement de soins, de services ou de produits de santé;
- évaluer les qualifications et les aptitudes pour un poste, traiter et répondre à une candidature et la considérer à l’égard d’occasions d’emploi futures;
- répondre aux exigences règlementaires, juridiques, d’assurance, d’audit et de sécurité applicables.
5. COMMENT CONSENTIR À LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Les informations personnelles ne seront collectées qu’avec votre consentement. Nous croyons fermement qu’il est important de minimiser les données que nous recueillons et de limiter leur utilisation et leur finalité à celles pour lesquelles nous avons reçu une autorisation, à celles qui sont nécessaires pour fournir les soins et les services, ou à celles qui peuvent être requises ou autorisées pour des raisons de conformité légale, de demande gouvernementale, d’ordonnance d’un tribunal ou d’autres fins légales. Le consentement peut être obtenu en personne, par téléphone, par courriel, par signature ou par d’autres moyens légaux. Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels est donné à des fins précises ou à des fins générales compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans certaines circonstances, le consentement est implicite dans le cadre de la relation ou de la conduite individuelle, c‘est-à-dire que votre permission est présumée en fonction de votre action ou de votre inaction au moment de la collecte, de l’utilisation ou du partage de vos renseignements personnels. Votre consentement peut également être fourni par l’intermédiaire d’un représentant autorisé, comme un avocat, un mandataire spécial ou une autre personne désignée. Dans le cas de renseignements personnels délicats (par exemple, les renseignements sur la santé), le consentement doit être donné expressément. Dans certaines circonstances, vos renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués sans consentement en cas d’urgence, lorsque la loi l’autorise (par exemple, pour détecter ou prévenir une fraude ou une activité illégale) ou lorsque cela est nécessaire pour se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou à un type d’obligation similaire. Vous pouvez retirer votre consentement avec un préavis raisonnable en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Dès réception d’un avis de retrait de consentement, nous vous informerons des conséquences probables du retrait du consentement, qui peuvent inclure notre incapacité à fournir des services pour lesquels ces renseignements sont nécessaires. Si vous ne consentez pas à la collecte, à I’utiIisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels aux Résidences.
Les Résidences Quatre Saisons n’utilisent et ne divulguent pas de renseignements personnels autrement qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis conformément à la présente politique. Nous pouvons partager des renseignements personnels comme indiqué ci-dessous et conformément à la loi applicable :
- Au sein des Résidences : Les lieux d’hébergement appartenant aux Résidences peuvent partager des renseignements personnels entre elles et les utiliser aux fins décrites dans la présente politique.
- Tiers : les Résidences peuvent communiquer des renseignements personnels à des tiers qui fournissent des services ou des produits, soutiennent des activités ou l’aident autrement à mener des activités dans le cadre de ses offres de services (par exemple, les fournisseurs et professionnels de soins de santé, les autorités sanitaires provinciales et locales). Lorsque vos données personnelles sont transférées à des tiers, nous exigerons de ces personnes qu’elles protègent vos renseignements personnels conformément aux lois applicables.
- Vente ou transfert d’entreprise : ll est possible que nous communiquions vos renseignements personnels lorsque cela est raisonnablement nécessaire dans le contexte d’un financement, d’une vente, d’une fusion d’entreprise, d’une réorganisation, ou d’une fusion de la totalité ou d’une partie des activités des Résidences. Dans le cas où une opération est réalisée, vos renseignements personnels resteront protégés par les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Si l’opération n’est pas réalisée, nous demanderons à l’autre partie de ne pas utiliser ou communiquer vos renseignements personnels de quelque façon que ce soit et de supprimer ces renseignements.
- Autres motifs autorisés : Nous sommes également autorisés à communiquer vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, comme l’exige ou le permet la loi, par exemple lorsque les renseignements sont divulgués aux fins d’une enquête ou d’une procédure judiciaire, à la demande d’un ordre professionnel ou d’un organisme de réglementation, ou lorsque nous aidons des organismes gouvernementaux ou des organismes d’application de la Ioi.
6. PENDANT COMBIEN DE TEMPS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS PROTÉGÉS ET CONSERVÉS?
Le responsable du traitement des renseignements personnels conservera dans ses systèmes informatiques l’ensemble des renseignements personnels collectés aussi Iongtemps que nous avons un besoin commercial légitime de le faire (par exemple, pour fournir les services, pour nous conformer aux exigences légales ou comptables applicables, ou tel qu’autrement permis ou requis par les lois applicables). Lorsque nous n’avons aucun besoin légitime de traiter vos renseignements personnels ou que la loi applicable nous y oblige, nous les supprimerons ou, si cela n’est pas possible, nous conserverons vos renseignements personnels en toute sécurité et les isolerons de tout traitement ultérieur jusqu’à ce que la suppression soit possible. Les employé.e.s ayant accès aux renseignements personnels sont tenus, comme condition d’emploi, de protéger les renseignements personnels qu’ils consultent ou manipulent.
7. QUELS SONT VOS DROITS?
Conformément à la loi applicable, vous disposez des droits suivants, sous réserve de certaines conditions et exceptions :
- l’accès à une copie de vos renseignements personnels et aux détails de la façon dont les Résidences les utilisent;
- la correction ou la mise à jour de vos renseignements personnels;
- la demande de suppression de vos renseignements personnels ;
- le retrait du consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels;
- la fourniture de vos renseignements personnels dans un format technologique couramment utilisé;
- la divulgation de vos renseignements personnels à une autre organisation autorisée à les recueillir.
Afin de formuler une opposition au traitement de vos renseignements personnels ou demander le retrait de vos renseignements personnels, vous devez faire une demande de limitation au traitement de ses renseignements personnels auprès du responsable de la résidence.
Le Président des Résidences Quatre Saisons gère et administre toutes les questions relatives à la protection de la confidentialité des renseignements personnels et peut fournir de plus amples renseignements sur tout aspect de la présente politique ou sur la façon dont les Résidences exercent ses activités pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels. Les personnes physiques peuvent envoyer une demande écrite à :
Ronald Vinet, Président
Les Résidences Quatre Saisons
209, route 338, Côteau-du-Lac, Québec, J0P1B0
rvinet@rqsaisons.com
Si vous avez des questions concernant l’accès que nous avons fourni ou si vous souhaitez nous informer d’inexactitudes, vous pouvez transmettre votre demande au responsable de la résidence.
Les Résidences Quatre Saisons peuvent mettre à jour la politique de protection de la vie privée de temps à autre pour tenir compte de l’évolution de ses pratiques, des nouvelles technologies ou de la loi. Toute modification apportée à la présente politique entrera en vigueur à la date de la modification.